Promemoria missioni in Italia

Disposizioni vigenti e normative interna

Il presente promemoria riassume le disposizioni vigenti ed alcune direttive interne.
Sulla Gazzetta Ufficiale n. 128 del 5 giugno 2007, è stato pubblicato il "Nuovo Regolamento sul trattamento di missione del personale dipendente dell'INFN sul territorio nazionale" approvato dal Consiglio Direttivo il 20 dicembre 2006 con deliberazione n. 9941.

Entrata in vigore

Il nuovo Regolamento entra in vigore il quindicesimo giorno successivo a quello della sua pubblicazione. Pertanto la nuova normativa si applica alle missioni iniziate a partire dal 20 giugno 2007; per le missioni concluse prima di tale data o ancora in corso alia data medesima continuano ad applicarsi le norme preesistenti.

Applicazione

II nuovo Regolamento si applica a tutto il personale dipendente dell'INFN (art. 1, comma 2) di qualunque profile e livello; esso si applica, inoltre, a tutti i soggetti per i quali l'attuale normativa interna preveda il rimando, in caso di missione sul territorio nazionale, alle norme vigenti per il personale dipendente: quindi al personale associato, ai titolari di contratto di collaborazione coordinata e continuativa, di assegno di ricerca o borsa di studio e ad eventuale altro personale al quale possa essere esteso detto trattamento.

1. Compilare la richiesta di missione attraverso il portale utente indicando con la massima precisione possibile ora e giorno di inizio/fine missione e tutte le spese che si presume di sostenere;
2. Inoltrare le richieste possibilmente almeno 7 giorni lavorativi prima della partenza;
3. Motivare in modo esauriente l'eventuale uso della propria auto o dell'auto di Sezione o a noleggio;
5. Chiedere esplicitamente l'anticipo;
6. Indicare in modo chiaro ed esaustivo, la motivazione della missione (NO: incontro con colleghi; riunione; etc.).
7. Prenotare il biglietto di viaggio presso l'agenzia convenzionata

Autorizzazione a svolgere la missione

Le richieste di autorizzazione a svolgere la missione, vanno presentate con sufficiente anticipo, in quanto vanno autorizzate dal Direttore PREVENTIVAMENTE.

Anticipazioni

Si può anticipare il:
o 75% delle spese che si presume di sostenere per viaggio (quando non prenotati tramite ns. agenzia), vitto, pernottamento (quando gli hotel non siano prenotati tramite ns. agenzia), quote di iscrizione a convegni, conferenze, ecc. Di norma non vengono concessi anticipi per missioni di durata inferiore alle 24 ore;
o 100% dell'indennità chilometrica nel caso dell'uso dell'auto propria;

Aspetti di particolare rilevanza

Si segnalano di seguito gli aspetti di particolare rilevanza della nuova disciplina.
Art. 3, commi 1 e 2  Dopo 240 giorni di missione continuativa il trattamento di missione cessa di essere corrisposto; ciò significa che non si dà luogo al rimborso di alcuna spesa sostenuta a qualsiasi titolo dopo tale termine; per interrompere una missione continuativa nella medesima località e necessario un periodo di almeno 30 giorni di effettivo servizio presso la struttura di appartenenza.
Art. 3, comma 5     Il tempo di viaggio effettuato fuori dall'orario di lavoro, ovvero in giorni festivi o non lavorativi, viene considerato a tutti gli effetti orario di lavoro.
Art. 4  Per missioni:
a) svolte in località distanti meno di tre Km dalla sede di servizio;
b) svolte nel comune di abituale dimora;
c) di durata inferiore a quattro ore;
spetta solo il rimborso delle spese di viaggio.

Art. 5, comma 3     E' ammesso il rimborso del taxi in casi debitamente motivati da esigenze di servizio o da difficolta nell'uso di altri mezzi di trasporto.
Art. 5, comma 5     E' ammesso il rimborso di biglietti di mezzi di trasporto pubblico urbano.
Art. 5, comma 6     Per l'attestazione del prezzo del biglietto, quando esso non vi compare, è ammessa una dichiarazione dell'agenzia di viaggio, ovvero la ricevuta di pagamento, ivi inclusa copia dell'estratto conto di carte di credito o altre forme di pagamento elettronico; solo per il trasporto pubblico urbano, ove il prezzo pagato non compaia sul relativo biglietto, esso può essere autocertificato.
Sono ammesse, purchè documentate, le spese di prenotazione.
E' ammesso il rimborso di biglietteria on-line, dietro presentazione, nel caso di viaggio aereo, della carta di imbarco, o, se non disponibile, della prenotazione con autocertificazione dell'interessato.

Art. 5, comma 7     Nel caso di uso del proprio mezzo, il rimborso delle spese viene effettuato in ragione del costo chilometrico riportato nelle tabelle nazionali elaborate dell' ACI ai sensi dell'art. 3, comma 1 del D.L.vo n. 314 del 1997; per l'anno 2007 dette tabelle sono pubblicate nel Supplemento Ordinario n. 233 alia Gazzetta Ufficiale n. 288 del 12 dicembre 2006, di cui si allega copia; per la determinazione delle distanze chilometriche si farà riferimento a tabelle predeterminate e, solo per i percorsi non compresi in tali tabelle di riferimento, a quanta autocertificato dagli interessati.
E' necessario che il dipendente all'atto della richiesta di autorizzazione all'uso del proprio automezzo specifichi con la massima precisione la marca, il modello, la cilindrata e tutti gli altri elementi eventualmente necessari alla sua individuazione nelle suddette tabelle.
Per il rimborso dei pedaggi autostradali e ammessa la copia dell'estratto conto Telepass.
Limitatamente al comune nel quale si svolge la missione è ammesso il rimborso del parcheggio urbano entro il limite giornaliero di sei ore ovvero di € 25,00.
E' ammesso il rimborso dei parcheggi presso gli aeroporti entro il limite massimo di durata di 48 ore ovvero di spesa di € 50,00.

Art. 6, comma 1     Le spese di alloggio sono ammesse entro il limite massimo giornaliero di € 200,00, senza riguardo alia categoria alberghiera; e ammesso l'uso di stanza doppia uso singola. E' ammesso il rimborso di spese telefoniche o di collegamento a Internet, purchè documentate e con motivazione autocertificata.
Art. 6, comma 2     Per missioni di durata superiore a quattro ore e inferiore a dodici, sono rimborsati non più di due pasti per un importo cumulative non superiore a € 30,55; per missioni di durata superiore a dodici ore, sono rimborsabili non più di tre consumazioni giornaliere entro il limite cumulative di € 61,10 al giorno; per giornata si intende un periodo di ventiquattro ore a partire dall'inizio della missione. Il rimborso avviene dietro presentazione di fattura, ricevuta fiscale o scontrino fiscale dettagliato; scontrini fiscali non dettagliati sono rimborsabili entro il limite giornaliero di € 10,00, previa autocertificazione della tipologia delle consumazioni.
Art. 7     E' ammesso il rimborso delle spese di iscrizione a convegni, conferenze, congressi, corsi o seminari, ivi comprese quelle per l'eventuale bonifico bancario effettuato.
Art. 8, comma 2     Si prescinde dalla documentazione originale ove essa risulti, da apposita denuncia all'autorità competente, rubata o smarrita.
Art. 9, comma 2     Le spese non rimborsabili e le penali applicate già sostenute dal dipendente che per motivi di servizio, di salute o per gravi motivi personali non possa recarsi in missione, sono posti a carico dell'INFN.

Disciplina fiscale

Per il personale dipendente e assimilato (quindi dipendenti INFN, personale associate dipendente di altre pubbliche amministrazioni, Co.Co.Co., assegni di ricerca e borsisti INFN) la disciplina fiscale del trattamento di missione in Italia è stabilito dal comma 5 dell'articolo 51 del DPR 22 dicembre 1986, n. 971 e succ. mod., che si riporta per la parte di interesse:
"...In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, all'alloggio, al viaggio e al trasporto, nonchè i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in occasione di dette trasferte o missioni fino all'importo massimo giornaliero di ...€ 15,49 ...I rimborsi di spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito."

Da tutte le diverse fattispecie di rimborso previste dal nuovo Regolamento ed avuto riguardo alle circolari del Ministero delle Finanze n. 97/E del 4 aprile 1997, n. 188/E del 16 luglio 1998 e n. 326/E del 23 dicembre 1997, si determina la seguente situazione:
a) missioni effettuate fuori dal territorio del comune ove ha sede la struttura di servizio:
    o i rimborsi di spese analiticamente documentate per vitto, alloggio e viaggio, anche sotto forma di indennite chilometrica, e per trasporto, non concorrono a formare il reddito;
    o i rimborsi di spese ulteriori rispetto a quelle di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, anche non documentabili e analiticamente attestate dall'interessato, concorrono a formare il reddito per la parte eccedente € 15,49 per ogni giornata (24 ore) di missione;
b) missioni effettuate all'interno del territorio comunale ove ha sede la struttura di servizio:
    o i rimborsi dei biglietti di trasporto pubblico urbano non concorrono a formare il reddito;
    o i rimborsi di qualunque altra spesa concorrono per intero a formare il reddito.
c) per entrambe le fattispecie di cui alle precedenti lett. a) e b):
    o i rimborsi di spese di qualsiasi natura non analiticamente documentate ma solo autocertificate (ove previsto dal Regolamento) concorrono per intero a formare il reddito.

Nella tabella che segue vengono riepilogate per ciascun tipo di spesa rimborsabile il corretto assoggettamento.

Al fine di assoggettare la parte imponibile eventualmente risultante da quanto sopra esposto al contribute previdenziale di legge, gestito dall'Amministrazione Centrale, dovranno essere inviati, entro il giorno 25 del mese precedente a quello di erogazione del rimborso, i consueti elenchi da tempo in uso.

Per il personale autonomo tutte le spese rimborsate sono assoggettate per intero alla ritenuta d'acconto prevista rispettivamente per i soggetti residenti in Italia e per quelli non residenti; anche per tale personale si continuano ad inviare i consueti elenchi mensili.

Informazioni generali

Al fine di agevolare le operazioni di liquidazione si ricorda di:,

1. Chiudere a rimborso le missioni tramite il portale utente indicando con precisione date e orario di inizio e fine missione. Consegnare all'Ufficio missioni, con sollecitudine, il resoconto già compilato della trasferta effettuata e tutta la relativa documentazione, comunicando eventuali soste in località diverse e nel caso si usufruisca dell'alloggio gratuito, indicarlo oltre che nella richiesta di autorizzazione anche nella richiesta di rimborso;
2. Informare tempestivamente l'Ufficio di tutte le variazioni anagrafiche, di conto corrente bancario e, per il personale di altri Enti, di inquadramento;
3. Eventuale prolungamento di permanenza del periodo di missione, deve essere tempestivamente comunicato (anche con e-mail) dal Responsabile dell'esperimento ed autorizzato dal Direttore;
4. È utile comunicare ogni variazione della aliquota IRPEF;
5. Sulle ricevute del ristorante deve essere indicato il nome e cognome;
6. Nel caso di utilizzo dell'aereo vanno allegate le carte d'imbarco ed il biglietto.