Con riferimento al nuovo “Disciplinare sul trattamento di missione del personale INFN”, approvato con deliberazione n. 11720, in vigore del 01/10/2018 ed al decreto del Ministero degli Affari Esteri 23 marzo 2011 “Misure e limiti concernenti il rimborso delle spese di vitto e alloggio per il personale inviato in missione all’estero”, si forniscono di seguito alcuni chiarimenti: 1) trattamento con rimborso documentatosi rimborsano:a) le spese di viaggio aereo, ferroviario, navale, pedaggi autostradali;b) le spese di alloggio entro un limite massimo giornaliero di € 220 su territorio nazionale e € 250 per le missioni all’estero;c) le spese di vitto (due pasti per ogni giorno di missione, quindi due ricevute) per um massimo di € 61,10 al giorno;d) per i mezzi di trasporto straordinari (mezzo proprio, taxi, noleggio) sarà necessaria specifica autorizzazione e sarà possibile farne uso solo in caso di:
- convenienza economica (da dimostrare a cura del dipendente/associato)
- motivata urgenza
- assenza mezzi ordinari ovvero in orari non coperti dai mezzi ordinari
- necessità di più spostamenti in assenza di adeguato trasporto pubblico
- trasporto materiale delicato e/o ingombrante
- scioperi.
e) le spese di parcheggio urbano per un massimo giornaliero di € 40;f) le spese di parcheggio aeroportuale per un limite massimo di spesa di € 70; Tutte le spese sono ammesse al rimborso dietro presentazione di idonea documentazione (biglietti e carte di imbarco, fatture hotel/residence, ricevute pasti fiscalmente valide rilasciate per il servizio di ristorazione).IMPORTANTE: il rimborso documentato delle spese di vitto per le missioni all’estero (piè di lista) NON è più ammesso. 2) trattamento alternativo solo vitto
per missioni di durata superiore ad un giorno si può scegliere per il trattamento alternativo, che prevede quanto segue:a) per le missioni in territorio italiano la corresponsione di un importo fortettario per le spese di vitto, ogni 24 ore compiute di missione, pari a € 50;b) per le missioni all’estero la corresponsione di un rimborso forfettario per le spese di vitto pari a € 60, tale quota è elevata a € 70 per le missioni in Germania, e presso le seguenti città: Amsterdam, Berna, New York, Tokyo, Vienna, Zurigo e Washington. 3) trattamento alternativo vitto e alloggioa) Per le missioni all’estero superiori ad un giorno è prevista la corresponsione a titolo di quota di rimborso forfettaria delle spese di vitto e alloggio, di una somma come determinata nell’allegata Tabella B.b) la quota di rimborso al CERN diventa 140 € ogni 24 ore.
[per individuare le singole aree si rimanda alla tabella] 4) spese di iscrizione a convegni, congressi, corsi e seminari (fee)Sono rimborsabili all’interessato le spese sostenute per l’iscrizione a congressi, convegni, corsi e seminari (ivi comprese le spese sostenute per l’eventuale bonifico bancario), sulla base della documentazione di spesa costituita da fattura o nota di addebito emessa dall’ente organizzatore debitamente quietanzata, ovvero corredata da separata ricevuta o di altro documento bancario o postale attestante l’avvenuto pagamento.
Per poter richiederne il rimborso deve essere un documento fiscalmente valido, ricevuta o fattura elettronica.
La ricevuta dovrà contenere, per essere valida:
1) numerazione progressiva
2) dati identificativi del soggetto che la emette (ragione sociale, codice fiscale/partita iva etc…)
3) natura, qualità e quantità dei beni e servizi che sono oggetto dell’operazione
Quando il documento non sarà fiscalmente valido, non si potrà procedere al rimborso. Per l’estero consigliamo di chiedere agli organizzatori preventivamente un’attestazione di pagamento con la loro VAT.
Per quanto invece riguarda la tassazione IRPEF, come da nota circolare del Direttore Generale n. 198/2013/DG del 1.8.2013, la documentazione di addebito (ricevuta della Conference Fee) deve riportare il nome del partecipante ed essere direttamente intestata all’INFN Sezione di Roma “Tor Vergata” CF 84001850589/VATIT04430461006; in tal caso l’importo verrà considerato irrilevante ai fini della determinazione del reddito di lavoro dipendente o assimilato. Riguardo al documento che attesti l’avvenuto pagamento della fee, si invita a distinguere tra Italia o estero:
1. in Italia: non è possibile fare emettere fatture intestate all’INFN se non in regime di scissione pagamenti per quanto riguarda l’IVA. Quindi richiedere agli organizzatori:
- ricevuta fiscale nel quale si dichiari di “ricevere da INFN Sezione di Roma “Tor Vergata”(CF 84001850589) la quota per la partecipazione del sig. xxx“
Nel caso in cui l’ente organizzatore sia in grado di emettere fattura elettronica, siete inviati a contattare lo scrivente ufficio preventivamente, in quanto sarà in regime di split payment e non dovrete pagare voi l’IVA.
2. all’estero: Invoice o altro tipo di ricevuta intestata a Istituto Nazionale di Fisica Nucleare Sezione di Roma “Tor Vergata” VAT # IT04430461006, con dati fiscali di chi la emetta.
(NB non deve essere intestata ad altri enti, tipo Università, in quanto si agisce in nome e per conto dell’INFN).
Le registration fee dovranno essere pagate dal dipendente/associato (cui verrà corrisposto il relativo anticipo) il quale dovrà farsi rilasciare la fattura o ricevuta intestata come sopra specificato.
Le ricevute/fatture non intestate come richiesto concorrono quindi a “formare reddito” e vengono tassate secondo l’aliquota del singolo. In fase di dichiarazione dei redditi potrà essere comunque successivamente recuperato l’importo IRPEF versato dall’INFN. Per quanto non espressamente trattato/modificato dal Regolamento valgono le regole preesistenti.